Prin prisma ultimelor evoluții ale tehnologiei, industria de vending pune la dispoziția investitorilor automate din ce în ce mai performante, pretabile a fi administrate ușor în rețele formate din mai multe aparate instalate în același oraș sau chiar în mai multe localități.
Succesul unei astfel de investiții nu este însă asigurat în totalitate de tehnologie. Lipsa unor ingrediente simple produce de multe ori creșterea costurilor operaționale ale rețelelor, iar erorile comerciale întâlnite la tot pasul face ca vânzările, sursa principală a succesului, să fie totuși sub așteptări. Degeaba administrăm cele mai performante automate de ciocolată, sucuri și băuturi dacă angajații nu sunt atenți la termenele de valabilitate atunci când aprovizionează mașinile. Degeaba producem cel mai bun lapte dacă vindem borcane de smântână pe automat. Degeaba automatul de cafea are peste 20 de rețete dacă folosim numai cafea de proastă calitate.
Fiecare dintre cei care doresc să învestească în automatizarea vânzării de produse ar trebui să țină seama de următorii factori pe care îi considerăm decisivi în succesul afacerii:
Alegerea atentă a furnizorilor de aparatură este, desigur importantă pentru alegerea celui mai bun raport calitate/preț. În spatele unui stand expozițional frumos aranjat, a unor reclame atrăgătoare din reviste și a cămășii imaculate a agentului de vânzări se ascund însă de multe ori neajunsuri. Întotdeauna ne vom interesa dacă furnizorul respectiv asigură service rapid în localitatea unde urmează să instalăm automatele și dacă are pe stoc piese de schimb. Pornim împreună, la urma urmei, pe un drum lung și avem numeroase exemple de investitori care au rămas cu banii dați și automatele de vending nefuncționale după numai câteva luni. Un alt risc este graba achiziției fără a studia ofertele mai multor furnizori. O bună sursă este Google unde putem face căutarea în limba română și apoi în engleză după tipul de automat dorit, studiind cei mai buni furnizori din străinătate pe paginile cărora căutăm dealerii oficiali din România. Nu vă opriți cu căutarea la primele pagini de rezultate, fiindcă orele consumate acum pot scuti sume considerabile în viitor.
Vizitarea furnizorului de automate la sediu și chestionarea unor clienți preexistenți ai acestuia poate fi de un real folos, fiindcă întotdeauna clientul care deja folosește automatele furnizorului respectiv va spune care sunt punctele slabe ale automatelor și, desigur, carențele relației cu furnizorul dacă acesta există.
Dimensionarea corectă a Bugetului de venituri și cheltuieli este decisivă înainte de pornirea afacerii în vending. De cele mai multe ori se folosește un model P&L (Profit & Loss) în care se pornește de la cifra de afaceri estimată pentru fiecare din lunile următoare deschiderii. Din aceasta (Turnover) se deduc mai întâi cosul mărfii vândute COGS (Cost of Goods Sold) – de exemplu costul cafelei, zahărului, prafurilor de lapte, ceai, ciocolată pentru automatele de cafea și băuturi conexe sau costul laptelui și flacoanelor de plastic goale în cazul automatelor de lapte. Din profitul brut obținut de deduc mai departe costurile operaționale totalizând OPEX-ul (Operational Expenditures). Nu uitați să includeți absolut toate costurile – inclusiv cheltuielile salariale, reparațiile la autovehiculele care deservesc rețeaua, chiriile, combustibilul, consumurile de curent și utilități, cota din cheltuielile fixe, etc. – în caz contrar veți obține un profit EBIT supraapreciat. În final, din EBIT se scad inclusiv dobânzile la credite, alte cheltuieli de genul impozitelor și taxelor și amortizarea, care este extrem de important să fie dedusă și ea. Recomandăm amortizarea investiției inițiale în totalitatea ei, nu doar a aparaturii. Excluderea amortizării din finalul bugetului conduce la „furarea propriei pălării”. Rațiunea includerii ei este recuperarea banilor investiți inițial, pe parcursul duratei normate de utilizare a aparatelor de vending timp în care acestea se uzează. Dimensionați veniturile aproape de realitate, de preferință mai pesimist, și cheltuielile cât mai mari pentru a nu avea surprize neplăcute după deschidere. Dacă și după aceste „tăieri” bugetare cifrele generează un profit îndestulător, puteți lua decizia de principiu de a investi în direcția vending-ului.
Alegerea locațiilor trebuie întotdeauna făcută după un plan prestabilit. Diferența între deschiderea unui automat și a unei rețele de automate este majoră în privința alegerii atât a tipului de aparate cât și a locațiilor. Alegerea locațiilor se face în funcție de tipul de produse distribuite, segmentul de clientelă căruia i se adresează și rezultatele studiului de piață din localitatea țintă. Aflați care este puterea de cumpărare a populației din orașul țintit, numărul real de locuitori – atenție la datele eronate din recensămintele anterioare – zonele de interes și chiriile medii pentru locații similare. Aflați unde este poziționată concurența și strategia de amplasament față de aceasta. Diferențele între strategiile de amplasament sunt mari iar considerarea vadului comercial ca singur factor de succes este simplistă și conduce de mult ori la dezamăgiri. În cazul rețelelor porniți cu primele automate în așa fel încât să nu vă produceți ulterior auto-concurență prin suprapunerea zonelor de influență ale fiecărui automat.
Campania publicitară este deosebit de importantă în special la deschiderea fiecărui punct de vânzare. În funcție de specificul automatelor, se poate concretiza în spoturi publicitare la radio și TV, distribuție de materiale promoționale de genul afișelor și flyerelor, afișaj pe bannere, inscripționarea mijloacelor de transport proprii, individualizarea punctului de vânzare (automatului) prin branding și firmă luminoasă, acțiuni promoționale la deschidere de genul degustării de produse, gratuități și discount-uri, concursuri, etc.
Organizarea logistică este necesară în primul rând pentru reducerea costurilor operaționale. Vending înseamnă că vânzarea ar trebui să se facă automat, adică angajații dumneavoastră nu ar trebui să se interpună între clienți și automate. Din acest punct de vedere, pornirea corectă este alegerea unui automat performant, care să vândă singur fără asistență, fără să se blocheze din 10 în 10 minute la sistemele de plată sau la elementele sistemului de distribuire. De cele mai multe ori, un singur angajat ar trebui să deservească minim 5 automate, cu o creștere a performanței la un salariat pentru 10-15 aparate. Un aport esențial în realizarea acestui deziderat este dotarea automatelor cu sisteme GSM și de supraveghere de la distanță care să alerteze blocarea lor din diverse motive. Încercați să reuniți activitățile curente de administrare a automatelor într-un singur tur zilnic pe la fiecare automat din rețea. Spre exemplu, seara se poate face igienizarea, aprovizionarea, ridicarea numerarului, culegerea datelor pe stick în lipsa sistemelor GPRS, toate printr-o singură vizită la fiecare automat. Pe o piață concurențială, clientul va alege calitatea la prețul cel mai bun obținut prin reducerea costurilor și mărirea vânzărilor. Mai puțini angajați, mai puține drumuri la aparate, în general o administrare mai bună înseamnă rămânerea în piață, logistica proastă vă va sili mai devreme sau mai târziu „să vă strângeți jucăriile și să plecați acasă”.
Eliminarea situațiilor de Out of Stock și menținerea prospețimii produselor sunt reguli elementare ale comerțului, care se păstrează și chiar se amplifică în importanță în cazul vending-ului. Vending înseamnă să vinzi și nu poți vinde dacă nu ai ce. Aprovizionarea automatelor se face de preferință zilnic, cu verificarea sistematică a termenelor de valabilitate ale produselor. Automatele sunt dotate de obicei cu autocontrol prin programarea termenelor de valabilitate pe zone de distribuție, însă în practică experiența și conștiinciozitatea salariaților care aprovizionează automatele sunt și mai importante. Respectați regula de aur FIFO adică aprovizionați automatul astfel încât produsele care deja sunt în automat (First-In) să se vândă înaintea (First-Out) celor cu care ați sosit la automat. În funcție de specificul automatelor, tehnologia ajută în sensul prospețimii și a eliminrii situațiilor de retururi. La automatele de lapte, sistemul de auto-switch de la un rezervor de lapte gol la altul plin a devenit un standard. La automatele cu spirale sau cele cu arcuri, observați cum clienții se aprovizionează folosind mai des zonele de la nivelul ochilor/din mijloc și redistribuiți produsele similare aflate la înălțime sau pe rafturile de jos. Vending înseamnă viitor, iar viitorul este întotdeauna aducător de concurență. Românii sunt un popor cu influențe latine, le place să aleagă și să fie serviți cu ce este mai bun și sunt dispuși să plătească pentru asta. Automate performante, curate, ușor de butonat/manipulat, cu meniuri intuitive, care asigură servicii complete clienților de genul acordării de rest, plății în bancnote, monede și cu cardul și dotate cu mici gadget-uri de genul unui simplu cui pentru sacoșe, distribuitor de șervețele de hârtie sau un mic coș de gunoi – se adaugă ca factori decisivi alături de produsele de calitate de care automatul nu duce lipsă.
Brand-ul este important în măsura în care dimensiunea rețelei sau notorietatea mărcii sunt importante. Identificarea de către client a unei sigle, citirea repetată a unui slogan și de fiecare dată servirea lui cu un produs de calitate are efect asemănător „câinelui lui Pavlov”. În timp, clientul ajunge să se obișnuiască și să aibă încredere în produsele distribuite la automatele aflate sub acest brand, le preferă altora și chiar le caută. Un client obișnuit la un vad comercial generează de multe ori venituri cu elasticitate redusă față de preț, adică oferă un avantaj decisiv în fața concurenței care cu siguranță va veni dacă nu este deja prezentă.
Școlarizarea personalului este o necesitate pentru că – încă – vendingul este la început în țara noastră și angajații care să cunoască un anumit domeniu specific sunt puțini. Vom căuta persoane dedicate care să fie dispuse să se specializeze. Construirea unui set de proceduri specifice și instrucțiuni de lucru, alături de formulare și rapoarte este o necesitate în cazul rețelelor de automate. Acest lucru își atinge eficiența maximă prin acreditarea ISO a calității și prin implementarea unor programe de instruire, recertificare, testare a angajaților și team-building-uri cu salariații. Menținerea unei atmosfere de mulțumire, pozitive și canalizată de optimism se face prin aplicarea diferitelor tipuri de management al personalului care și-au demonstrat eficacitatea în sistemele economice moderne. Controlul permanent al acestora este posibil prin raporatările și sistemele de supraveghere disponibile la automatele moderne și previne furturile și lacunele calitative care altfel sunt predispuse să apară în munca zilnică de administrare a rețelei de automate.
Respectarea prevederilor legale previne situațiile neplăcute care apar întotdeauna când normele legale nu sunt respectate. Primul pas în această direcție este informarea corectă. De multe ori o simplă căutare pe Internet după „norme legale automate de…” va scuti o investiție care vă pune din start în situații ilegale. Puteți afla că pentru a vinde lapte în automate autorizarea DVS trebuie obținută pe producător, că automatele de medicamente sau cele de țigări sunt deocamdată interzise prin lege în România. De asemenea documentarea referitoare la fiscalizarea automatelor pentru vânzarea de produse precum și asupra modurilor de înregistrare a veniturilor și a TVA-ului vă va scuti de amenzi ulterioare și va garanta o gestiune financiară eficientă și îmbunătățirea cash-flow-ului afacerii.
Dezvoltarea rețelei este de multe ori absolut necesară pentru menținerea competitivității vis-a-vis de concurență prin menținerea cotei de piață. Mai multe automate în rețea înseamnă întotdeauna costuri operaționale unitare mai reduse, vânzări mai mari și putere mai mare de negociere cu furnizorii de marfă, deci vă va da posibilitatea adaptării mai elastice a prețului fără erodarea excesivă a profitabilității, pentru a vă menține competitivi. Dezvoltarea rețelei este o stare normală a unui business de succes și va fi cu atât mai facilă și mai accelerată cu cât numărul de automate este mai mare. Investițiile în noi automate ating o masă critică (dimensiunea rețelei începând de la care investițiile în automate noi se autogenerează singure) în stadii diferite în funcție de tipul de produse vândute.
Articol realizat cu sprijinul Dnei. Sonia Negoescu – Administrator Vendmach Consulting.